Ahmed manda a su jefa, Rosa, el borrador de un informe. Rosa lo corrige directamente: cambia una cifra, borra un párrafo y reescribe la conclusión. Se lo devuelve y Ahmed no sabe qué ha tocado. Tiene que comparar línea a línea dos versiones de doce páginas.
¿Verdadero o falso?
Si en un documento con control de cambios eliges ver el original o una vista sin marcas, los cambios desaparecen del archivo.
Cómo se revisa sin perder el rastro
Con el control de cambios activado (Revisar, Control de cambios, o Ctrl+Mayús+E), Word marca todo lo que se añade, borra o cambia de formato, con el nombre de quien lo hizo. Los comentarios (Revisar, Nuevo comentario, o Ctrl+Alt+M) son notas al margen que no tocan el texto: sirven para preguntar o explicar.
Quien recibe el documento recorre los cambios con Siguiente y decide con Aceptar o Rechazar, uno a uno o todos de golpe. En la lista de marcado de Revisar eliges qué ver: todas las marcas, una versión simplificada, ninguna o el original.
Ejemplo
Ejemplo resuelto: el informe de Ahmed, la segunda vez
Antes de enviarlo, Ahmed pulsa Ctrl+Mayús+E. Rosa cambia «312 usuarios» por «321 usuarios», borra un párrafo y deja un comentario: «¿Tenemos la cifra de octubre?».
Al recibirlo, Ahmed ve la cifra nueva subrayada y la vieja tachada. Acepta la cifra, rechaza el borrado del párrafo porque era obligatorio y contesta al comentario con la cifra. Cuando no quedan cambios, lo resuelve. Si alguien ya había corregido sin control de cambios, Revisar, Comparar enfrenta dos versiones y saca las diferencias como si fueran cambios marcados.
En Google Docs se hace con el modo Sugerencias (arriba a la derecha, en lugar de «Editando»); los comentarios también usan Ctrl+Alt+M.
Pregunta
Vas a enviar un documento a revisar y quieres que cada cambio quede marcado con el nombre de quien lo hace. ¿Qué pulsas antes de enviarlo?
Entregarlo limpio y protegido
Si quieres que otros solo puedan comentar o solo rellenar ciertos huecos, Revisar, Proteger, Restringir edición limita lo que se puede hacer. Sin contraseña, cualquiera puede pulsar Detener protección: pon una si la limitación importa. Y antes de cerrar, F7 revisa la ortografía.
¿Qué harías?
El informe va a salir hacia la consejería. Tiene todavía dos cambios de Rosa sin aceptar y un comentario interno sobre un proveedor. Ahmed tiene la vista sin marcas puesta y el texto se ve perfecto.
Ideas clave
- Ctrl+Mayús+E activa o desactiva el control de cambios.
- Ctrl+Alt+M inserta un comentario; no cambia el texto.
- Ocultar las marcas no borra los cambios: hay que aceptarlos o rechazarlos.
- Revisar, Comparar saca las diferencias entre dos versiones.
- Antes de enviar fuera, Inspeccionar documento; sin contraseña, Restringir edición protege poco.
✓¡Lección completada! Sigue cuando quieras.