En esta lección
La asociación de vecinos ha pedido una reunión y Laura tiene que convocar a 40 personas por carta. El texto es igual para todas; solo cambian el nombre, la dirección y la hora asignada. Escribir 40 cartas a mano lleva una mañana y alguna saldrá con el nombre de otro. La combinación de correspondencia las hace todas de una vez.
Las dos piezas: la lista y la carta
Hacen falta dos archivos. La lista de destinatarios es una hoja de Excel con una fila por persona y, en la primera fila, los nombres de las columnas: Nombre, Apellidos, Dirección, CP, Municipio, Hora. La carta modelo es el documento de Word con el texto común y, en lugar de los datos, unos campos combinados que se escriben entre comillas angulares, como «Nombre». Al combinar, Word hace una copia de la carta por cada fila de la lista.
En la pestaña Correspondencia
- Iniciar combinación de correspondencia y elige Cartas.
- Seleccionar destinatarios, Usar una lista existente y busca el Excel. Elige la hoja y marca que la primera fila tiene encabezados.
- Escribe la carta y, donde va cada dato, Insertar campo combinado. También tienes Bloque de direcciones y Línea de saludo ya montados.
- Vista previa de resultados para ver la carta de cada persona con sus datos y pasar de una a otra con las flechas.
- Finalizar y combinar: Editar documentos individuales (un Word con todas las cartas), Imprimir documentos o Enviar mensajes de correo electrónico.
Ordena
Ordena los pasos de Laura para sacar las 40 cartas.
Toca los pasos en el orden en que se hacen.
- 1Insertar campo combinado «Nombre» y «Hora» en el texto
- 2Iniciar combinación de correspondencia, Cartas
- 3Seleccionar destinatarios, Usar una lista existente
- 4Vista previa de resultados
- 5Finalizar y combinar, Editar documentos individuales
La carta de Laura
Ejemplo
Ejemplo resuelto
En la carta modelo, Laura escribe:
«Nombre» «Apellidos»
«Dirección»
«CP» «Municipio»
Estimado/a vecino/a: le convocamos a la reunión del día 12 de noviembre a las «Hora» en el centro cívico.
Con Vista previa de resultados, la primera carta dice «Fátima Ruiz Santana, Calle La Hoya 3, 35500 Arrecife… a las 18:00». Revisa tres o cuatro cartas más y pulsa Finalizar y combinar, Editar documentos individuales, Todos. Word crea un documento nuevo con 40 cartas, una por página, que puede repasar antes de imprimir.
Completa
Completa la frase de la convocatoria para que cada persona vea su propia hora.
Le esperamos el día 12 a las en el centro cívico. Para comprobarlo antes de imprimir, pulsa , y para obtener un Word con todas las cartas, .
¿Qué harías?
En la vista previa, Laura ve que la carta número 17 va a un vecino que se dio de baja la semana pasada. Sigue en el Excel. Quedan diez minutos para la recogida del correo.
Ideas clave
- Todo está en la pestaña Correspondencia: de Iniciar combinación a Finalizar y combinar.
- La lista necesita una fila de encabezados con el nombre de cada columna.
- Los datos se ponen con Insertar campo combinado, nunca a mano.
- Vista previa de resultados enseña cada carta con sus datos reales.
- Editar lista de destinatarios quita a quien no debe recibirla.
✓¡Lección completada! Sigue cuando quieras.