En esta lección
El arqueo es contar el cajón y compararlo con lo que debería haber (el método completo está en el curso Cierre de caja sin descuadres). Una hoja de cálculo no cuenta billetes por ti, pero hace la cuenta del esperado, guarda el histórico y te dice al momento si hay que revisar. Esta es la hoja, columna a columna.
Las columnas de la hoja de caja
| Columna | Qué va | De dónde sale |
|---|---|---|
| A | Fecha | Se escribe |
| B | Fondo inicial | El cambio con el que abriste |
| C | Ventas en efectivo | Informe Z o cierre del TPV |
| D | Ventas con tarjeta | Informe Z (se cuadra con el datáfono) |
| E | Bizum | Informe Z o el móvil del negocio |
| F | Pagos en efectivo | Vales: proveedores, devoluciones… |
| G | Efectivo contado | El recuento del cajón |
| H | Efectivo esperado | Fórmula: =B2+C2-F2 |
| I | Diferencia | Fórmula: =G2-H2 |
| J | Aviso | Fórmula: =SI(ABS(I2)>5; "Revisar"; "OK") |
La tarjeta y el Bizum no entran en el efectivo esperado: ese dinero no pasa por el cajón. Se apuntan para tener el total de ventas del día (=C2+D2+E2) y para cuadrarlos aparte.
La diferencia sale negativa si falta dinero y positiva si sobra. ABS quita el signo, así que el aviso salta en los dos casos cuando el descuadre pasa de 5 €. Ese margen lo decides tú: hay negocios que avisan con cualquier céntimo.
Completa
Con las columnas de la tabla (B fondo, C ventas en efectivo, D tarjeta, E Bizum, F pagos en efectivo, G contado), completa la fórmula del efectivo esperado en H2.
=B2+-
El recuento de billetes y monedas
En otra pestaña, una tabla pequeña: en A el valor (50; 20; 10… hasta 0,01), en B cuántas unidades has contado y en C el importe, =A2*B2, arrastrado hacia abajo. El total, =SUMA(C2:C16), es el efectivo contado que va a la columna G de la hoja diaria. Así no sumas de cabeza y queda apuntado cuántos billetes de cada había.
Ejemplo
Ejemplo resuelto: el cierre de un martes
Fondo inicial: 150 €. El TPV da 612,40 € en efectivo, 1.083,90 € con tarjeta y 46 € de Bizum. A mediodía se pagaron 38,50 € al panadero, con su vale. El recuento del cajón da 723,90 €.
Esperado: 150 + 612,40 − 38,50 = 723,90 €. Diferencia: 723,90 − 723,90 = 0. Aviso: OK. Ventas del día: 612,40 + 1.083,90 + 46 = 1.742,30 €.
| Fondo | Efectivo | Tarjeta | Bizum | Pagos | Contado | Esperado | Diferencia | Aviso |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 150,00 | 612,40 | 1.083,90 | 46,00 | 38,50 | 723,90 | 723,90 | 0,00 | OK |
Ordena
Ordena cómo se rellena la fila del día en la hoja de caja al cerrar.
Usa las flechas para subir o bajar cada paso.
- 1Mirar la diferencia y el aviso
- 2Escribir el efectivo contado en la columna G
- 3Copiar del informe Z las ventas por forma de pago
- 4Sacar el informe Z del TPV
- 5Si sale «Revisar», buscar la causa antes de dar el día por cerrado
Fondo y propinas, siempre aparte
¿Qué harías?
Al cerrar el jueves, la hoja marca Diferencia −20,00 y Revisar. Has contado dos veces y el recuento está bien. ¿Qué compruebas? (Hay más de una respuesta adecuada.)
Ideas clave
- Efectivo esperado = fondo + ventas en efectivo − pagos en efectivo: =B2+C2-F2.
- Diferencia = contado − esperado; negativa si falta, positiva si sobra.
- =SI(ABS(I2)>5; "Revisar"; "OK") avisa tanto si falta como si sobra.
- Tarjeta y Bizum se apuntan, pero no entran en el efectivo esperado.
- Fondo y propinas, siempre fuera de las ventas.
✓¡Lección completada! Sigue cuando quieras.