En esta lección
Viernes, ocho de la tarde: se acaba la tónica y nadie la pidió el miércoles. Con un inventario en Excel o Sheets bien montado, la fila de la tónica se habría puesto en rojo en cuanto bajó del mínimo. Hacen falta dos pestañas y dos fórmulas.
Dos pestañas: movimientos y stock
- «Movimientos»: una línea por cada cosa que entra o sale. A fecha, B producto, C tipo (Entrada o Salida) y D cantidad. Aquí solo se añaden filas; nunca se borran.
- «Stock»: una línea por producto. A producto, B stock inicial, C entradas, D salidas, E stock actual y F mínimo. Aquí no se escribe nada a mano salvo el inicial y el mínimo: lo demás lo calculan las fórmulas.
Clasifica
¿En qué pestaña va cada dato?
¿Dónde va?
Las fórmulas del stock
En la pestaña Stock, las entradas de cada producto se suman con SUMAR.SI.CONJUNTO (lo que se suma va primero). En C2:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$D:$D; Movimientos!$B:$B; $A2; Movimientos!$C:$C; "Entrada")
En D2, la misma fórmula con "Salida". En E2, el stock actual: =B2+C2-D2. Arrastra las tres hacia abajo. Usar columnas enteras ($D:$D) hace que las filas nuevas de Movimientos cuenten solas.
| Producto | Inicial | Entradas | Salidas | Stock | Mínimo |
|---|---|---|---|---|---|
| Agua 50 cl | 48 | 24 | 51 | 21 | 24 |
| Coca-Cola lata | 36 | 48 | 60 | 24 | 24 |
| Cerveza tercio | 72 | 96 | 130 | 38 | 48 |
| Tónica | 24 | 0 | 9 | 15 | 12 |
| Vino blanco | 18 | 12 | 14 | 16 | 6 |
| Zumo de naranja | 12 | 0 | 7 | 5 | 6 |
En negrita, las filas que la regla pinta de rojo: stock menor que el mínimo. La Coca-Cola está justo en el mínimo (24) y no se pinta: «menor que» no incluye el igual. Si quieres que avise también ahí, usa <=.
La fila en rojo: formato condicional con fórmula
Pintar la fila entera cuando falta stock
- Selecciona todas las filas de productos, de A2 a F hasta el último (por ejemplo, A2:F30).
- Excel: Inicio > Formato condicional > Nueva regla > «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato». Sheets: Formato > Formato condicional > «La fórmula personalizada es».
- Escribe la fórmula pensando solo en la primera fila: =$E2<$F2
- Elige el relleno rojo y acepta.
Completa
Has seleccionado A2:F30. Completa la regla para que se pinte toda la fila cuando el stock (columna E) es menor que el mínimo (columna F).
=<
¿Qué harías?
Haces recuento físico y en el almacén hay 18 latas de Coca-Cola, pero la hoja dice 24. Al revisar Movimientos ves salidas apuntadas como «Coca cola» (sin guion) y otras como «Coca-Cola». ¿Qué haces?
Ideas clave
- Dos pestañas: Movimientos (lo que entra y sale, con fecha) y Stock (lo que hay).
- Stock = inicial + entradas − salidas, con las entradas y salidas sumadas por SUMAR.SI.CONJUNTO.
- Para pintar la fila entera, fija la columna y deja libre la fila: =$E2<$F2.
- Una lista desplegable con los nombres de los productos evita los «Coca cola» que descuadran el stock.
✓¡Lección completada! Sigue cuando quieras.