En esta lección
Ahmed cierra el bar el viernes y el sábado: entra a las 20:00 y sale a las 02:00. En la hoja de horas, la fórmula de los demás días funciona, pero la de esas dos noches muestra ####. Y el total de la semana dice 14:30 cuando él sabe que ha hecho bastante más. Las dos cosas tienen arreglo y se entienden en cuanto sabes cómo guarda las horas una hoja de cálculo.
Cómo guarda las horas una hoja de cálculo
Para Excel y Google Sheets, un día vale 1 y una hora es una fracción de día: las 12:00 son 0,5 y las 6:00 son 0,25. Por eso las horas se escriben con dos puntos, 8:30. Si escribes «8,30», la hoja ve el número 8,3 (ocho días y pico), no una hora.
Con entrada en B y salida en C, las horas de un turno son una resta: =C2-B2. De 10:00 a 16:30 salen 6:30. Pero de 20:00 a 02:00 la salida es «menor» que la entrada, porque la hoja no sabe que es del día siguiente: la resta da −18 horas, y Excel muestra las horas negativas como ####.
Pregunta
En la hoja de horas, =C6-B6 con entrada 20:00 y salida 02:00 muestra ####. ¿Por qué?
Turnos que pasan de medianoche
Hay que sumar un día cuando la salida es menor que la entrada. Dos fórmulas lo hacen y sirven para todos los turnos, de día o de noche:
| En Excel | En Google Sheets | |
|---|---|---|
| Opción 1 (igual en los dos) | =C2-B2+(C2<B2) | =C2-B2+(C2<B2) |
| Opción 2 (con función) | =RESIDUO(C2-B2; 1) | =MOD(C2-B2; 1) |
En la opción 1, (C2<B2) vale 1 cuando la salida es menor (turno de noche) y 0 si no: solo suma un día cuando hace falta. En la opción 2, cuidado con el nombre: en el Excel en español se llama RESIDUO y en Sheets, MOD.
Completa
Completa las dos fórmulas para el turno de noche (entrada en B2, salida en C2) en un Excel en español.
Opción 1: =C2-B2+
Opción 2: =(C2-B2;1)
Calcula a ojo
Carmen entra a las 18:30 y sale a las 01:15. ¿Cuántas horas ha trabajado, en horas decimales?
El total semanal y las horas en decimal
Ejemplo
Ejemplo resuelto: la semana de Ahmed
Lunes 10:00-16:00 (6:00), martes 10:00-16:30 (6:30), miércoles libre, jueves 17:00-23:00 (6:00), viernes y sábado 20:00-02:00 (6:00 cada uno) y domingo 11:00-19:00 (8:00). Con =C2-B2+(C2<B2) en la columna D, el total =SUMA(D2:D8) son 38:30.
Pero la celda muestra 14:30. No es un error de la suma: con el formato de hora normal, al llegar a 24 h el reloj vuelve a empezar (38:30 − 24:00 = 14:30).
- En Excel: clic derecho en el total > Formato de celdas > Personalizada > escribe [h]:mm. Los corchetes le dicen que no reinicie al pasar de 24.
- En Google Sheets: Formato > Número > Duración. Muestra 38:30:00.
- Para multiplicar por un precio: pasa las horas a decimal con =D9*24, que da 38,5. Pon esa celda en formato Número o General; si se queda en formato de hora, verás algo raro.
¿Qué harías?
Mandas a la gestoría el resumen de horas de Ahmed. Te contestan: «El total marca 14:30, ¿seguro?». Las fórmulas de cada día están bien y la columna suma correctamente. ¿Qué haces?
Ideas clave
- Las horas se escriben con dos puntos (8:30): para la hoja, un día vale 1.
- Para turnos de noche: =C2-B2+(C2<B2), o RESIDUO en Excel y MOD en Sheets.
- Los totales de más de 24 h necesitan formato [h]:mm en Excel o Duración en Sheets.
- Para pagar horas, primero multiplica por 24 y luego por el precio.
- La hoja calcula; el registro de jornada obligatorio tiene sus propias reglas.
✓¡Lección completada! Sigue cuando quieras.